Créer une plateforme de réservation : le cas Pandook

Nous concevons Pandook au contact des clubs sportifs, avec une ambition : les aider à développer leur activité et à fidéliser leurs membres, tout en proposant une réservation simple sur mobile et sur le web. Applications pour les joueurs, découverte d’activités, CRM, abonnements, paiements, communication et back-office participent à cette même vision produit.

Je suis cofondateur, DG et CTO de Pandook. Avec mes associés et l’équipe, nous travaillons à relier ces outils dans un produit cohérent. Cette expérience entrepreneuriale nourrit directement mon accompagnement chez Klaapp : cadrer un logiciel métier, concevoir ses interfaces et anticiper ce qu’il faudra maintenir une fois les premiers utilisateurs arrivés. Pandook est une entreprise distincte, dont je raconte ici les choix de conception.

Concevoir avec les clubs, à partir de leurs besoins réels

Nos échanges avec les clubs nourrissent la conception de Pandook. Nous cherchons à comprendre leur organisation, les difficultés rencontrées par les équipes et les attentes de leurs membres : comment se remplit le planning, quelles opérations prennent du temps et ce qui donne envie de revenir pratiquer.

Une demande de fonctionnalité devient ainsi un sujet produit à préciser. « Pouvoir envoyer un message aux joueurs » peut répondre à plusieurs besoins : annoncer un événement, faire découvrir une activité ou relancer la fréquentation d’un créneau. Le public concerné, le moment du message et l’action attendue orientent la solution à construire.

Nous relions ces retours à des parcours concrets, puis aux règles et aux interfaces du logiciel. Nous cherchons également ce qui peut servir à plusieurs clubs et ce qui relève de leur configuration propre. Ce travail de cadrage permet de faire évoluer une plateforme commune tout en respectant les différences entre les structures.

La proximité avec les clubs guide nos priorités : rendre le travail des équipes plus simple, améliorer l’expérience des membres et ouvrir des possibilités de développement. Elle nous permet de confronter les choix de conception à ce qui compte réellement dans l’exploitation d’un club.

Concevoir un outil de gestion autour du fonctionnement d’un club

Un club doit organiser ses espaces, accueillir ses membres, vendre des offres, encaisser, communiquer et comprendre son activité. Notre conception part des relations entre ces opérations. L’abonnement d’un membre influence ses droits ; ces droits influencent son parcours ; son activité alimente ensuite le suivi du club.

Nous avons structuré Pandook autour d’un back-office qui relie ces fonctions aux interfaces utilisées par les joueurs. Le dirigeant retrouve une vue de l’activité, l’équipe dispose d’outils pour agir et le membre accède aux services du club depuis son téléphone ou le web.

Le périmètre du logiciel de gestion Pandook couvre notamment les membres, les offres, les encaissements, les campagnes et les analyses. Ce qui nous intéresse dans la conception de cet ensemble, c’est la continuité : une information saisie pour gérer une offre doit pouvoir être utilisée au bon endroit dans le parcours du membre.

Donner aux clubs des leviers de croissance et de fidélisation

Développer l’activité d’un club suppose de travailler à la fois l’accueil de nouveaux pratiquants, leur retour et l’utilisation des capacités disponibles. Nous concevons Pandook pour relier ces enjeux au quotidien de l’équipe : connaître ses membres, construire ses offres, communiquer et observer l’activité.

Le CRM, les abonnements, les crédits et les outils de communication constituent des leviers complémentaires. Les campagnes, la segmentation des joueurs et les notifications de Pandook donnent au club des moyens de garder le lien avec ses publics. L’intérêt produit réside dans la pertinence de ce lien : proposer une activité ou une offre en rapport avec les besoins du membre.

Nous raisonnons notamment autour de trois objectifs :

• Donner envie de revenir après une première réservation. Rendre les prochaines activités faciles à découvrir, les formules compréhensibles et la nouvelle réservation accessible.
• Entretenir la relation avec les membres. S’appuyer sur leur profil et leur activité pour préparer des communications ciblées, présenter un événement ou faire découvrir une pratique.
• Mieux utiliser les créneaux et les offres du club. Relier le planning, les formules commerciales et la communication pour travailler les périodes moins fréquentées.

Ces objectifs donnent aussi un cadre à la mesure : retour après une première séance, fréquence de pratique, occupation d’une période ou évolution des abonnements. Ils servent à évaluer les actions du club et à orienter les améliorations du produit.

Accompagner la croissance signifie également éviter que chaque nouveau membre ou chaque nouvelle activité ajoute autant de gestion manuelle. En réunissant les informations et les opérations, nous cherchons à donner à l’équipe davantage de capacité pour accueillir, animer et développer son club.

Le choix produit central : des interfaces adaptées, des règles partagées

Nous concevons des interfaces différentes pour le joueur et pour le gestionnaire. Le premier veut comprendre une offre et agir rapidement. Le second doit configurer, vérifier et intervenir, parfois sur une situation exceptionnelle. Ces besoins demandent des niveaux de détail différents.

Les règles structurantes sont portées par l’API commune : offres, droits, disponibilité et états des opérations. Les applications mobiles et le back-office s’appuient sur ces contrats pour afficher le parcours adapté à leur utilisateur. Cela donne un cadre aux évolutions : une nouvelle règle d’abonnement doit rester cohérente dans l’app comme dans l’outil de l’équipe.

Un exemple concentre bien cette complexité : un membre possède un abonnement, des crédits et un droit à certaines séances. Au moment d’une inscription, le système doit déterminer ce qu’il peut utiliser, ce qu’il reste à payer et la conséquence d’une annulation. Le CRM, le catalogue d’offres et le paiement participent à la même décision.

Notre travail produit consiste à rendre cette décision explicable. Le joueur doit voir ce qu’il consomme et ce qu’il paie. L’équipe doit pouvoir retrouver les éléments qui expliquent l’opération. Nous concevons donc ensemble le modèle métier, le parcours joueur et les actions du back-office.

Soigner la réservation sur mobile, tablette et ordinateur

Une campagne ou une offre trouve son prolongement dans le parcours de réservation. Le membre doit pouvoir découvrir l’activité, comprendre les disponibilités et le prix, utiliser ses droits, payer et retrouver une confirmation claire. Nous concevons cette continuité depuis les applications mobiles et les interfaces web du club.

Sur téléphone, nous donnons la priorité à la lisibilité des créneaux, aux actions faciles à atteindre et aux informations nécessaires pour décider. Sur tablette ou ordinateur, l’espace disponible permet une autre organisation des vues. Les interfaces s’adaptent au support tout en conservant les mêmes règles de disponibilité, d’abonnement et de paiement.

Nous travaillons aussi les moments où le parcours se complique : une séance complète, un crédit insuffisant ou un paiement à reprendre. Expliquer la situation et rendre la prochaine action compréhensible fait partie de l’expérience de réservation. Notre objectif est que la qualité du service du club se retrouve dans chaque interaction numérique, depuis la découverte jusqu’à la prochaine séance.

Traiter les exceptions fait partie de la conception

Dans Pandook, nous distinguons l’activité réservée, ses participants et les différents états de paiement. Un paiement partagé peut comporter plusieurs contributions ; l’équipe a besoin de comprendre lesquelles sont réglées et lesquelles restent attendues. Un simple indicateur « payé » au niveau du groupe masquerait cette situation.

Le même raisonnement s’applique aux disponibilités. Les horaires du club, les espaces, les événements, les fermetures et les réservations existantes interviennent dans le calcul. Nos traitements de génération tiennent compte du fuseau horaire du club et encadrent les opérations concurrentes. Un planning lisible repose sur ce travail technique en amont.

Nous partons ensuite des actions que l’équipe devra réellement effectuer : déplacer une activité, gérer une absence, contrôler un paiement ou expliquer un refus. Pour chaque action, il faut relier les permissions de l’opérateur, les conséquences métier et le message destiné au joueur. Le back-office devient ainsi une partie centrale du produit à concevoir.

Gérer une flotte d’applications aux couleurs des clubs

Pandook comprend une application commune et des applications en marque blanche pour les clubs. Cette flotte demande de gérer plusieurs identités et plusieurs cycles de distribution, tout en faisant évoluer les fonctions partagées.

Pour les apps en marque blanche, nous avons choisi une base de code commune, configurée par club. L’identité visuelle, les icônes, les liens, le club cible et certaines fonctions sont définis séparément. Chaque application conserve ses identifiants de distribution et sa configuration de notifications.

Ce choix porte un enjeu économique : une correction du parcours commun peut être développée dans cette base et propagée aux applications concernées. Il évite de réimplémenter durablement la même fonctionnalité dans autant de copies indépendantes qu’il existe de clubs.

L’industrialisation demande toutefois plus qu’un changement de logo. Nous devons vérifier la bonne association entre le club, l’environnement, les liens d’ouverture de l’app et la version compatible. Les identifiants d’une application ne remplacent pas non plus les contrôles d’accès aux données : ce sont deux responsabilités distinctes.

Enfin, une évolution doit emprunter le bon circuit de livraison. Une mise à jour compatible avec la partie native installée et une nouvelle version à distribuer sur les stores sont deux opérations différentes. C’est notamment la séparation décrite par Expo pour les versions natives et les mises à jour. Nous en tenons compte dans l’organisation de la flotte et des validations.

Maîtriser les coûts dès l’architecture du produit

Pour Pandook, nous raisonnons sur le coût d’évolution autant que sur le coût initial. Plus les clubs, les applications et les usages se développent, plus la duplication de code, les traitements répétés et les opérations manuelles deviennent coûteux.

La base commune des applications répond à une première partie du problème. La configuration absorbe les différences prévues entre clubs ; un besoin réellement spécifique reste à concevoir et à tester. Nous cherchons à préserver ce partage sans accumuler des exceptions qui rendraient le produit difficile à maintenir.

Sur les données, les tableaux de bord utilisent des synthèses préparées par période et par dimension d’activité. Nous séparons ainsi le calcul des indicateurs de leur consultation. L’ouverture d’un écran d’analyse n’a pas à reconstruire systématiquement tout l’historique opérationnel du club.

Les traitements de planning peuvent aussi être ciblés sur les espaces concernés, avec des limites explicites sur le volume et la durée des opérations. Le principe est de dimensionner le travail au changement à traiter et de préserver la disponibilité du service.

Ces mécanismes constituent des leviers concrets d’optimisation. Leur gain financier dépend du volume et de l’exploitation réelle ; nous ne présentons pas ici un pourcentage d’économie non mesuré. La décision architecturale reste utile dès le départ : elle détermine ce que coûtera l’arrivée d’un club ou l’évolution d’une fonction commune.

Faire du pilotage une fonction du logiciel de gestion

Nous concevons les analyses de Pandook pour aider l’équipe à interpréter son activité : quels espaces sont occupés, quelles séances attirent les membres et comment évoluent les abonnements ? Les indicateurs doivent rester reliés aux règles du produit.

Un taux d’occupation nécessite, par exemple, de définir la capacité réellement disponible et le traitement des fermetures. Un total de réservations dépend des statuts inclus. Nous travaillons ces définitions avec les calculs, puis avec leur présentation : un chiffre doit être compréhensible avant de guider une décision.

Nous relions ensuite ces observations aux décisions du club : ouvrir une séance, retravailler une formule ou préparer une communication ciblée. Le pilotage rejoint ainsi la conception au contact du terrain : comprendre une situation, choisir une action, puis examiner son effet sur la fréquentation et la relation avec les membres.

Ce que cette expérience apporte aux projets accompagnés par Klaapp

Construire Pandook au contact des clubs nous confronte à la continuité entre les besoins du terrain, le développement et l’exploitation. Une nouvelle offre commerciale peut modifier les droits membres, la facturation et plusieurs interfaces. Une action de fidélisation doit se prolonger dans un parcours de réservation clair. Une application à la marque d’un club engage une maintenance et un suivi de distribution. Ces conséquences font partie du projet dès sa conception.

Chez Klaapp, j’apporte cette lecture produit, IHM et entrepreneuriale aux côtés de Thomas, qui porte la technique et l’IA. Nous accompagnons la création de logiciels métier, de plateformes et d’applications en reliant le besoin de l’entreprise à une architecture et à des parcours exploitables.

Vous préparez un SaaS, un CRM, une marketplace ou plusieurs applications qui doivent partager les mêmes données ? Parlons de votre projet. Nous pouvons identifier les fonctions communes, les spécificités de vos utilisateurs, les intégrations et les coûts à anticiper, puis construire une première version qui prépare les évolutions suivantes.

Pour un club sportif qui cherche directement un outil de gestion, le bon point d’entrée est Pandook Manager.

Questions fréquentes

Comment les besoins des clubs orientent-ils la conception de Pandook ?

Les échanges avec les clubs nous aident à comprendre leur organisation, les difficultés des équipes et les attentes des membres. Nous traduisons ces besoins en parcours, règles métier et priorités de développement, en reliant la gestion quotidienne aux objectifs de croissance, de fidélisation et de qualité de réservation.

Que comprend la conception d’un logiciel de gestion complet ?

Elle couvre le modèle métier, les droits d’accès, les interfaces de l’équipe et des clients, les intégrations, les données et les opérations après lancement. Le travail consiste à faire circuler les bonnes informations entre ces fonctions et à prévoir les interventions nécessaires au quotidien.

Peut-on créer plusieurs applications à partir d’une base commune ?

Oui, lorsque leurs usages partagés sont suffisamment proches. Une base commune peut être déclinée par configuration, avec une identité et une distribution propres à chaque application. Les tests et le suivi des versions restent nécessaires pour chaque déclinaison concernée.

Comment éviter que les coûts augmentent trop vite avec le produit ?

Il faut identifier ce qui se répète : développement d’une même fonction, calcul d’indicateurs, traitement de données ou configuration manuelle. Nous travaillons ces postes par le partage de code, des calculs préparés et des traitements ciblés, puis nous les confrontons aux usages et aux coûts observés.

Cas de conception revu en septembre 2026. Valentin Merault est cofondateur de Klaapp, spécialiste du cadrage, du produit et de l’expérience utilisateur, et cofondateur, DG et CTO de Pandook. Découvrir le studio Klaapp.